Оформление справки о ранее выданных паспортах через МФЦ: пошаговая инструкция, стоимость, сроки, необходимые документы и нюансы процедуры

Понятие и назначение справки о ранее выданных паспортах

Справка о ранее выданных паспортах – это документ, в котором отображается информация обо всех полученных в разные периоды жизни удостоверениях личности.

Такие сведения могут понадобиться в следующих ситуациях:

• вступление в наследство – если предыдущим паспортом можно засвидетельствовать родственные связи (предоставляется нотариусу);
• получение жилья из Государственного жилого фонда Российской Федерации (при приватизации) – предоставляется в Россреестр;
• гражданин является акционером компании, со старым паспортом проводил сделки, оформлял документацию – предоставляется для внесения изменений в реестр акционеров;
• кредитные учреждения (или любая иная финансовая организация) могут потребовать такую справку для подтверждения проведенных ранее финансовых операций и заключения соглашений в прошлом.

Справка о ранее выданных паспортах содержит такие сведения:

• информация о подразделении, в котором был выдан документ;
• дата и исходящий номер;
• фамилия, имя, отчество и дата рождения гражданина, которому был выдан документ;
• данные его прошлого удостоверения личности (серия, номер, дата выдачи);
• информация о «судьбе» документа («выдан по месту пребывания», «уничтожен», «не был сдан»). При этом указываются все дополнительные сведения, характерные для конкретного случая: если паспорт был выдан, указывается основание, на котором это сделано; если документ уничтожен, обязательно должны быть прописаны номер, дата соответствующего акта и причина, по которой это было сделано; если в справке указано, что предыдущий паспорт «не был сдан», акцент делается на причинах, по которым он должен был предоставляться в госорганы;
• ФИО и подпись должностного лица.

Выглядит справка следующим образом:

Зачем это нужно

Многие задаются вопросом, зачем вообще нужна такая справка, ведь вся необходимая информация записана в паспорте.

Случаев, когда могут потребоваться данные о старом паспорте немного, например:

• Приватизация. Для участия в процедуре и получении жилья из жилищного фонда России справку требуют сотрудники Росреестра.
• Если гражданин, являясь акционером компании, проводил какие-то сделки или оформлял документы со старым паспортом. Корректировки в реестр акционеров потребуется внести, когда он получит новый паспорт.
• Когда требуется оформить наследство. Обычно для процедуры нужно представить документы (свидетельство о рождении, ранее выданный паспорт), с помощью которых можно будет засвидетельствовать о родственной связи с наследодателем.
• Если финансовый менеджер (кредитное учреждение, любая другая компания) запросит данные о старом паспорте, на основании которого гражданин заключал с ним договор и проводил сделку.

Когда может понадобиться справка

В течение всей жизни гражданин должен минимум два раза обновить паспорт РФ согласно основному регламенту в 20 и 45 лет. Документ необходимо заменить при порче, утере или внесении изменений в персональные сведения владельца. Каждая смена фиксируется в уполномоченном органе и ставится соответствующая отметка на 19 странице. Подобного штампа достаточно для решения всех юридических вопросов и обращения в государственные структуры. К сожалению, сотрудники отделения по вопросам миграции не всегда выполняют свои обязанности должным образом и забывают поставить отметку. Следует учитывать, что штампы на 19 страницу стали использовать только с 2010 года.

Впоследствии каждому гражданину может потребоваться информации о выданных паспортах, но что делать, если в документе отсутствует соответствующая пометка? Для таких случаев реализована специальная справка, в которой указываются данные о ранее оформленных документах. Справка может пригодиться в следующих жизненных ситуациях:

1. При приватизации жилого помещения в частную собственность, в подразделении Росреестра ее могут затребовать.
2. Для совершения и подтверждения финансовых и юридических сделок, корректировка сведений участников акционерных компаний.

Кроме этого, бумагу могут попросить любые учреждения и ведомства, в которых заключали сделки или сотрудничали, используя предыдущий паспорт.

Право получения

Получение подтверждения о ранее выданном удостоверении личности возможно для законных граждан РФ, которые получили документ по достижении 14 лет.

Успех процедуры получения справки о ранее выданном паспорте через МФЦ во многом зависит от индивидуальных обстоятельств каждого отдельного случая, так как при отсутствии отметки в самом паспорте именно справка является подтверждением наличия заменённого удостоверения личности.

Гражданин РФ может воспользоваться своими конституционными правами по достижении 18 лет. До наступления данного возраста все бумаги подписываются несовершеннолетним лицом только с разрешения родителей или официальных представителей ребёнка.

Где выдаётся справка о ранее выданных паспортах

В общем порядке законодатель предусмотрел, что государственная услуга по выдаче таких справок предоставляется ФМС по месту, где ранее гражданин получал паспорт. Местом выдачи паспортов, а значит и подачи документов, сегодня является адрес фактического проживания граждан.

Ранее паспорта выдавались по адресу постоянной прописки, редко граждане обращались по адресу, где проживали временно, поэтому именно туда и надо обращаться.

Кроме того запросить документ можно через Единый информационно-расчетный центр (ЕИРЦ), он представляет собой систему автоматизированного управления. Но в этом случае справка будет носить название – Единый жилищный документ, куда помимо информации о ранее выданных и действующих паспортах у гражданина будет внесена и другая.

Где поменять фамилию в паспорте? — Проще всего обратиться в МФЦ, где в условиях одного окна составить заявление, подать документы и оплатить пошлину.

Отделение ГУВМ, осуществлявшее выдачу паспортов

Если все оформлялось по одному адресу, то процесс не затянется надолго. Достаточно прийти в знакомое подразделение и написать заявление на имя руководителя.

В бланке указываются:

1. Информация о заявителе (ФИО, данные действующего документа, контакты заявителя);
2. Наименование нужной справки;
3. Выраженная просьба;
4. Описание обстоятельств необходимости выписки;
5. Место требования;
6. Перечень приложенных копий документов;
7. Дата обращения;
8. Подпись с расшифровкой.

Запрос в ГУВМ бывшей регистрации в случае переезда в другой город

Ситуация усложняется, когда документы выдавались в другом городе или регионе страны. Можно отправить письменные запросы или приехать лично.

Процесс получения аналогичен, но есть несколько загвоздок:

1. Письмо может не дойти или затеряться в подразделении. Проблема решается заказным письмом, услугами курьеров. Однако обратный ответ будет отправлен обычным письмом. Ждать справку придется до двух месяцев, если она не потеряется;
2. Есть вероятность, что возникнут претензии к заполненному заявлению. Но, позвонив, все можно узнать;
3. Можно поручить взять сведения родственникам или знакомым. Тогда придется оформлять доверенность у нотариуса;
4. Личное присутствие в подразделении предпочтительнее, только неизбежны финансовые потери, трата времени.

Сведения о ранее выданных паспортах есть в Едином жилищном документе (ЕЖД). Его выдает Единый расчетный центр (ЕРЦ). Имеет смысл уточнить в месте требования ее актуальность. Бумага дается в день обращения, действует месяц и заменяет десяток других справок.

Офис МФЦ (Многофункциональный центр)

Справку о ранее выданных удостоверениях личности оформляет также Многофункциональный центр. Порядок получения не отличается: нужно прийти и написать заявление. Записываются на прием через портал Госуслуг или звонком на горячую линию. Приходят и без записи.

Заявление содержит выше рассмотренные пункты. Дополнительно указываются данные учреждений, которые занимались оформлением.

МФЦ сделает справку независимо от географии выдачи удостоверений. Центр действует по принципу одного окна. Сотрудники сами свяжутся с подразделениями, оперативно получат нужную информацию.

В некоторых городах и населенных пунктах МФЦ нет. Адреса лучше уточнять через официальный сайт.

Портал Госуслуг

Заказать сведения о ранее выданных паспортах удаленно сегодня возможности нет. Имея регистрацию на портале, можно записаться на прием в ГУВД или МФЦ, чтобы сэкономить время на очередях.

Подготовка необходимых документов

Что касается документации, то пакет документов для оформления справки в МФЦ или в ГУВМ минимальный и состоит из следующих бумаг:

1. Официальное заявление, которое составляется по установленной форме. При заполнении следует указывать только актуальные сведения и не допускать исправлений.
2. Документ, удостоверяющий личность — действующий паспорт гражданина РФ.
3. Если заявитель не имеет возможности лично посетить ведомство, то от его имени может действовать доверенное лицо при наличии соответствующей доверенности и разрешения.

Перечень документации зависит от самого заявителя, в индивидуальном порядке могут потребоваться и другие бумаги.

Составление заявления

Заявление на выдачу справки о ранее выданном паспорте является одним из основных документов, который содержит ряд определённых реквизитов:

• указание данных учреждения кому адресовано заявление (федеральная миграционная или паспортная служба);
• основная информация о заявителе (фамилия, имя, отчество, контактны данные, зарегистрированное место жительства);
• название документа посередине листа («заявление о выдаче справки о ранее полученном паспорте);
• подробное описание просьбы о выдаче соответствующего документа на основании представленных данных;
• указание организации, куда необходимо предоставить справку;
• перечень приложенных бумаг;
• установление даты заполнения и подписи с расшифровкой фамилии.

В отделении МФЦ представлены образцы заявлений, поэтому бланк можно заполнить непосредственно в отделении или же предварительно перед подачей заявки.

Образец бумаги

Если справку выдаст ЕИРЦ, то ее содержание будет отличаться от обычной, оформляемой ФМС.

Так, образец справки о ранее выданных паспортах будет содержать:

• информацию о предприятии, которое его оформляет;
• порядковый номер и дату оформления;
• период, за который предоставляется информация;
• личные данные заявителя и паспортные;
• сведения о ранее выданных паспортах;
• причины, по которым паспорт менялся;
• адрес постоянной прописки гражданина, если его нет, то временный;
• наличие в собственности жилья (адрес);
• прежнее место проживания по прописке, если оно сменилось (адрес);
• полное наименование организации, которая занимается управлением дома, где сейчас проживает гражданин;
• вид заселения (частная собственность, социальный наем, субаренда, др.);
• на кого открыта лицевая карточка на жилое помещение (ФИО);
• доля помещения, которой владеет гражданин, если жилье находится в долевой собственности;
• реквизиты документа, на основании которого помещение перешло в пользование к гражданину (договор купли-продажи, аренды, решение суда и т. д.), он же стал основанием для оформления на ФИО гражданина лицевого счета;
• характеристика жилого помещения (количество кв. м., комнат, наличие балкона или лоджии; площадь кухни, раздельный или совместный санузел, др.);
• площадь каждой в отдельности жилой комнаты, которые занимает данный гражданин.
• другая.

Можно сказать, что Единый жилищный документ способен сразу заменить справку о:

• составе семьи;
• прописке;
• умершем члене семьи, который был прописан в помещении;
• наличии иждивенцев;
• смене адреса проживания;
• сведениях о наличии судимости или указать на несудимость;
• жилищных условиях;
• лицевом счете нанимателя соцжилья или арендованного;
• карточке учета для собственников;
• совместном проживании с умершим;
• отсутствии долгов по коммунальным;
• замене паспорта по такой-то причине;
• и т. д.

Справку в виде Единого жилищного документа должна принять любая организация, но в отдельных случаях она может не подойти. Поэтому рекомендуется поинтересоваться заранее, какая именно справка о выданных ранее паспортах нужна, и где взять лучше документ.

Особенности оформления

Процесс получения подтверждения о ранее выданном удостоверении личности через МФЦ имеет свои нюансы, которые необходимо учитывать перед подачей заявки:

• указание причины, по которой необходимо предоставление подтверждения, так как от этих данных зависит целесообразность использования готовой справки по назначению;
• оформление справки возможно только определённым перечнем лиц (обладатель паспорта, доверитель с разрешением, подтверждающим официально заверенным у нотариуса);
• длительное ожидание ответа при подаче запроса в другой регион (данная услуга осуществляется частными фирмами посредниками и имеет определённую стоимость).

На практике большинство специалистов советуют обращаться за получением бумаги по месту прописки, так как в этом случае процедура осуществляется гораздо быстрее и дешевле. Многофункциональные центры в короткие сроки представляют справку, оформленную по всем требованиям законодательства.

Процедура оформления в другом регионе

При возникновении ситуации с получением справки о ранее выданном паспорте в МФЦ в другом регионе и отсутствием прописки возникают некоторые сложности. В данном случае сотрудники подают запрос по месту жительства заявителя в ФМС или паспортный стол. Уполномоченные органы могут прислать отказ, если имеются законные основания.

Гражданин РФ может обратиться в МФЦ за оформлением справки, находясь в другом городе и подать заявку. Длительность процедуры от 7 до 14 дней, так как пересылка бумаг занимает определённое количество времени.

При подаче заявки необходимо удостовериться в целесообразности запроса и наличии соответствующих оснований для осуществления процедуры. Если же в паспорте поставлена отметка с необходимой информацией, то предоставление справки необязательно.

Полученная через МФЦ справка о ранее выданных паспортах содержит такую информацию:

• информация об учреждении, которое оформляет запрос;
• порядковый номер, дата заполнения;
• указание периода о предоставляемых данных;
• данные о заявителе (личные инициалы, серия, номер паспорта, место выдачи);
• причины замены паспорта;
• адрес временной или постоянной регистрации;
• наименование муниципального дома, в котором проживает гражданин;
• номер лицевой карточки владельца недвижимости;
• указание доли владения, если жильё распределено по частям;
• характеристики и общая площадь занимаемой жилплощади;
• другие данные индивидуального характера.

Вышеуказанная информация даёт полномочия при оформлении различных документов на жильё или же других законодательных процессов. Справка подтверждает факт замены паспорта в указанные сроки.

Прочие нюансы получения

Заинтересованному лицу следует понимать, что для оформления справки в заявлении требуется указать причину, куда именно ее нужно предъявить. Документ также не может оформить кто-либо, есть перечень лиц, которые могут подать заявление.

Государственный учёт

Паспорта, как и другие важные документы, оформляемые на имя граждан РФ, находятся на государственном учете. Это важно для предотвращения преступности, использования чужих документов мошенниками и т. д.

Основным документом, удостоверяющим личность, является паспорт, учет его выдачи каждому гражданину строго ведется Федеральной миграционной службой. В архивах хранятся данные, когда он выдавался, под какой серией и номером, какие сведения в него заносились на тот момент.

ФМС согласно Административному регламенту дала разрешение вести учет на бумажных носителях и с помощью электронных баз данных. Обязательно также вносится в отношении каждого паспорта причина его замены или восстановления.

Сначала информация заносится на региональном уровне, а потом передается на федеральный. Для учета выдачи паспортов на федеральном уровне используется автоматизированная система «Российский паспорт».

Сроки изготовления

Многих интересует сколько делается данная справка? Так как МФЦ напрямую сотрудничает с управлением занимающимся вопросами миграции (ГУВМ МВД), срок через который вы получите готовый документ не превышает 2-3 рабочих дней.

Стоимость

Решение многих вопросов требует от россиян немалых денежных затрат. Однако указанная справка выдаётся абсолютно бесплатно.

Возможные проблемы при оформлении справки

Основная проблема, которая возникает при получении справки о ранее выданных паспортах, связана с переездами гражданина в течение жизни и получением удостоверений личности в разных регионах России. В таком случае нужно лично ехать в подразделение ГУВМ по месту «бывшей» прописки либо делать письменный запрос, что занимает дополнительное время и требует дополнительных финансовых затрат.

Другие проблемы, связанные с оформлением справки

У заинтересованного лица при получении справки трудности могут возникнуть по двум причинам:

• если гражданин проживал в разных субъектах РФ и документ, удостоверяющий личность, он также получал в разных регионах (увы, Административный регламент ФМС не предусматривает оказания гражданам услуги сбора сведений по разным регионам). В таком случае решать проблему придется либо личным обращением в то отделение паспортного стола, где оформлялся документ, либо направлять письменный запрос, что потребует дополнительных затрат – времени или финансов, либо того и другого;
• если документ, удостоверяющий личность, был оформлен до 2010 года (выше уже говорилось об этом) – в данной ситуации, возможно, придется обращаться в архивы ОВМ ГУВМ МВД России по месту жительства или по местам выдачи паспортов, на что также уйдет больше времени, чем при стандартном обращении в учреждение.

Подводя итоги

Жизненных обстоятельств, при которых нужна данная справка, не так много. Современный регламент значительно упрощает ситуацию, предписывая вносить данные о ранее выданных паспортах в текущий документ. Однако для большинства россиян остается проблемой получить справку в других городах. Возможно, в будущем взять такой документ будет так же просто, как загрузить паспорт на Госуслугах для справки о несудимости, например. А пока, чтобы не ехать лично в города бывшей прописки, остается добиваться межведомственного взаимодействия, ведь не многие отделения миграционной службы на это идут.